用AI工具完成部门职责和岗位分解，1天干完1个月的活

发布日期：2024-10-30 21:45:46 浏览次数： 3625

作者：AI咨询圈

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01 缘起和痛点

写部门职责、岗位说明书，不管是大集团，还是小公司，都是一项必做的管理工作。

特别是很多中小企业的老板，很重视这个事情。公司从几个人、十几个人，到大几十人、上百人，遇到的最烦心的事，就是到底每个部门、每个岗位该干什么？哪些工作做到位了，哪些工作没做到位？岗位工作饱不饱和？这个人能到底行不行……

如果你是公司的HR，要组织各部门写部门职责、岗位说明书，虽然定了模板，做了培训，但大家交上来的文件五花八门。让部门改，来回很多轮老板也不满意；自己动手改，很多岗位的工作细节也没那么了解，而且要花费很多时间，且有些职责写多了部门还不愿意认领。

如果你是业务部门的负责人，也头疼，用嘴说还好，要按逻辑化的结构认真写出来，也不太容易，特别是还要审核下属员工的岗位职责。

如果你一名人力资源咨询顾问，如果合同里有岗位说明书这个成果，估计你的内心一万个狂马奔腾。一个企业的岗位说明书，随便就是几十上百，甚至几百个。我刚做顾问时，写过将近1000页的岗位说明书，整整2个人写了一个月……

而现在，有了AI，写部门职责、做职责分解、写岗位说明书这些活，让AI接管吧。可以省去你70%的时间和成本投入。

AI怎么来接管，就是这篇文章接下来要分享的。将以一个实际的案例实操，演示如何用豆包完成部门组织功能分析、岗位职责承接分解。

通过本文，你可以：

1.掌握组织功能分析及DPE岗位职责承接的模板和方法工具；

2.获得部门职责及DPE岗位职责承接的AI提示词模板；

3.使用最对口、有效的AI工具。

02 场景实战及工具方法介绍

1、输出成果是什么？

先明确下我们希望AI输出的内容长什么样。

下图就是AI要完成的任务，输出一份部门职责及岗位承接表。

这张表格蕴含了有一个各类型企业都很使用的管理小工具——DPE职责承接，详细介绍下这张表格：

表格的左侧是部门的职能职责分解，按照一级职能、二级职责，对部门的职责事项进行结构化、层次化的全面梳理，这样就能够完成部门职责的编制。

表格右侧是部门内各岗位对部门职责的责任承接情况，我们使用了一个叫DPE的工具。

DPE工具的含义是：

D：决策。表明该岗位在某条二级职责上扮演都是决策的角色，即对该项职责的结果起到审核、最终决策的作用；

P：参与。表明该岗位在某条二级职责上扮演的是参与的角色，即参与该项职责，但并不是决策或者主责方；

E：执行，表明该岗位在某条二级职责上扮演的是执行的角色，即负责该职责的具体执行，是该职责的主责人。

通过DPE工具，可以把部门的每一项职责，落位到相应的岗位上，确保部门职责项可以没有遗漏地分解到部门内的各岗位。

这个方法可以规避部门职责写完后，直接让各岗位写岗位说明书，会出现岗位职责与部门职责脱节、两张皮的现象，有些部门职责很有可能在所有岗位的职责项中都找不到，因为岗位职责大家的思维惯性是写已经干的工作，一些很重要、规划中的职责极可能被落下。

这个表格还有个好处，可以替代岗位说明书，有些企业岗位变动快、每个部门的岗位不多，其实把这个职责分解表做到够细致，可以不用再分岗位写说明书了。

2、场景实操步骤拆解

如何用AI来实现这样的表格输出呢？分3步：

第一步，通过附件上传的方式，给AI提供案例；

第二步，撰写提示词，解读案例，告诉AI，DPE工具的使用方法，明确要输出的任务细节和背景信息；

第三步，选择输出质量高的AI工具，输出结果；

第四步，复制导出AI输出结果到excel表格，手动格式美化，及细节内容审核优化。

第一步，通过附件上传的方式，给AI提供案例

AI输出的是一个表格样式的成果，很难通过提示词完全讲清楚，所以我们将刚才演示的案例文件上传给AI，作为案例让他理解。

案例的具体内容展示如下：

第二步，撰写提示词，解读案例，告诉AIDPE工具的使用方法，明确要输出的任务细节和背景信息

这个提示词并不容易写，有几个核心要点：

第一，结合上传的附件，在提示词中进一步给AI讲明白输出内容的样式；

第二，要在提示词中讲清楚DPE的使用方法，DPE不是随便标记的，比如D（决策）和P（参与）、P（参与）和E（执行）都不能同时标记到1个岗位上，如何进行科学的DPE标记必须遵循基本的规则，这些都要写进提示词（提示词中有详细的DPE工具使用要求）；

第三，将任务的详细背景信息告诉给AI，避免AI过度发散，或者AI输出的内容不能体现部门和岗位的实际情况。在以下提示词中，AI的任务是输出市场部的部门职责和岗位承接表，我们把市场部的一级职能模块、市场部的岗位名称、各岗位的职能侧重都在背景信息告诉了AI，这样他输出的内容和我们的预期就不会有太大偏差。在实际场景中，实际上这些信息也是很容易确定下来的，所以预先告诉AI，比AI生成后再修改效果更好。

部门职责及岗位承接提示词模板

你是一位熟悉企业各部门职责及岗位职责的人力资源专家。

#工作任务：

基于对案例、DPE使用方法、背景信息三方面的内容的准确理解，撰写一份市场部的部门职责和岗位承接表。要求二级职责的描写要十分细致、逻辑清晰；DPE标签标记准确。

#案例：

附件是一份部门职责和岗位承接表的案例，展现了表格的输出格式、文字风格，以及DPE方法的使用，对案例作如下说明便于你更好的理解：

1.该表格由一级职能、二级职责、岗位（根据部门情况岗位设置有所不同）构成。

2.一级职能是该部门的职能模块归类. 3.二级职责是在该一级职能模块范围内，对具体职责事项的描述，描述的语句结构一般是“动宾结构”，动词通常使用负责、组织、协助、参与、审核、监督等词语，用来说明该部门在该项职责上的责任承担方式，需要根据对部门职责事项的理解合理选用动词。

3.岗位是指该部门内设置的岗位名称，每一条二级职责，都需要在相关的岗位下进行DPE标识，如附件的案例所示。

#DPE使用方法：

1.D代表决策，表明该岗位在某条二级职责上扮演都是决策的角色，即对该项职责的结果起到审核、最终决策的作用；

2.P代表参与，表明该岗位在某条二级职责上扮演的是参与的角色，即参与该项职责，但并不是决策或者主责方；

3.E代表执行，表明该岗位在某条二级职责上扮演的是执行的角色，即负责该职责的具体执行，是该职责的主责人。

4.每一条二级职责，需要基于对岗位名称的理解，准确标记D、P、E三个字母中的1个或2个，标记时必须符合以下规则：

（1）1个岗位下可以同时标记D和E，表明该岗位即决策有具体执行该项职责。

（2）每一条二级职责，不需要在每个岗位下都做DPE的标记，只有该职责与该岗位定位有关时，才需要选择DPE三个字母中的1个或者2个标记。

（3）每一条二级职责，只能所有岗位中的一个岗位标记D，不能在多个岗位都标记D。

（4）每一条二级职责，不能在某一个岗位上同时标记D和P，或者P和E，也就是说D和P、P和E是不相容的，不能同时放在一个岗位上。

#背景信息：

1.这是一家100人左右的面向toB客户的信息技术服务机构。

2.市场部的一级职能按照品牌建设与推广、公共关系管理、市场研究与营销策略制定、营销目标与计划管理、营销策划与实施管理、销售过程管理、价格与投标管理、销售合同管理、回款管理、客户关系管理撰写。

3.市场部门的岗位名称按照部门负责人、品牌与宣传岗、客户经理岗、商务内勤岗设定。

4.根据以下的岗位职能定位，以及你对该岗位的理解，进行DPE标记：

（1）部门负责人：全面负责部门工作。

（2）品牌与宣传岗：主要负责品牌建设与推广、公共关系管理，参与市场研究，营销策划工作；

（3）客户经理岗：主要负责市场分析、营销目标与计划管理、营销策划与实施、销售过程管理、合同谈判、回款管理、客户维护；

（4）商务内勤岗：主要负责销售数据统计分析、回款数据统计、投标管理、销售合同日常管理，参与营销目标与计划管理等工作。

#限制：

1.严格按照附件的模板表格样式输出；

2.严格按照模板的撰写风格和方法输出；

3.严格按照设定的规则使用DPE方法，合理标记。

第三步，选择输出质量高的AI工具，生成结果

在AI工具的使用过程中发现，处理表格是AI的一个能力短板，所以我测试了Kimi、文心一言、通义、豆包、智谱、腾讯元宝、海螺AI、ChatGPT等近10款AI工具，最终发现目前差不多只有豆包的输出效果是比较满意的，这个也有点让我意外，豆包最近的进化很快。另外这个测试的过程，还发现了智谱的一些新功能，居然可以直接生成excel附件供编辑下载。

各大AI工具基本都卡在了正确使用DPE矩阵上，很多AI工具标记的科学性存在问题。

第四步，复制导出AI输出结果到excel表格，手动格式美化，及细节内容审核优化